Zwölf Monate — und dann ist die Nachforderung weg

§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: bis zum 31. Dezember 2026.

Satz 3 zieht die Folge: Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen — es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Diese Ausnahme ist eng. Für die Zurechnung gilt § 278 BGB: Der Vermieter muss auch das Fehlverhalten seiner Erfüllungsgehilfen vertreten. Dass der Messdienstleister zu spät geliefert hat, entlastet ihn deshalb in aller Regel nicht — wer ihn beauftragt, muss ihn auch drängen.

Die Frist ist erst gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter zugegangen ist. Die rechtzeitige Absendung genügt nicht — der Poststempel vom 30. Dezember nützt nichts, wenn der Brief am 2. Januar im Kasten liegt.

Der Bundesgerichtshof geht dabei weiter, als die meisten erwarten: Die Post ist Erfüllungsgehilfe des Vermieters. Auch eine unerwartete Verzögerung oder ein Postverlust auf dem Weg gehen deshalb zu seinen Lasten. Wer sich entlasten will, muss konkret darlegen, was er für eine rechtzeitige Abrechnung getan hat.

Und im Streitfall muss der Vermieter den Zugang beweisen. Das ist der Grund, warum ein Versandvermerk mit Datum mehr wert ist als die Erinnerung, man habe es doch rechtzeitig gemacht.

Eine Warnung dazu: Auf Ratgeberseiten steht bis heute das Gegenteil, gestützt auf ältere amtsgerichtliche Entscheidungen, nach denen die Absendung reiche. Die sind seit 2009 überholt.

Ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen. Die Frist schneidet nur Forderungen des Vermieters ab, nicht Ansprüche des Mieters. Eine verspätete Abrechnung, die ein Guthaben ausweist, muss also trotzdem erstellt und ausgezahlt werden.

Auch die Abrechnungspflicht selbst bleibt. Der Mieter kann die Abrechnung weiterhin verlangen — er kann sogar laufende Vorauszahlungen zurückhalten, bis sie vorliegt.

Fällt nach dem Versand ein Fehler auf, der zulasten des Mieters korrigiert werden müsste, geht das nur, solange die zwölf Monate laufen. Danach ist auch die Korrektur ausgeschlossen. Umgekehrt darf zugunsten des Mieters jederzeit berichtigt werden.

Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung, um Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Danach sind sie ausgeschlossen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat.

Für die Verwaltung heißt das: Eine Abrechnung ist erst ein Jahr nach ihrem Zugang wirklich erledigt. Wer den Zugangszeitpunkt nicht festgehalten hat, weiß auch nicht, wann diese zweite Frist abläuft.

Drei Dinge, und keines davon braucht Software: Den Abrechnungszeitraum jedes Objekts kennen, nicht nur „das Kalenderjahr“. Den Zugang belegen können. Und früh genug anfangen, dass eine fehlende Rechnung des Messdienstleisters noch angemahnt werden kann.

Wer das im Kopf behält, braucht nichts weiter. Wer dreißig Objekte mit unterschiedlichen Zeiträumen hat, braucht irgendwo eine Liste — und die Erfahrung sagt, dass diese Liste meistens erst nach dem ersten verlorenen Betrag angelegt wird.