Was Sie umlegen dürfen — und was nie
Zwei Posten stehen in fast jeder fehlerhaften Abrechnung, und beide sind ausdrücklich vom Gesetz ausgenommen: die Verwaltung und die Instandhaltung. Wer sie umlegt, macht die ganze Abrechnung angreifbar.
Betriebskosten sind laufende Kosten des Betriebs — nicht die Kosten des Verwaltens und nicht die des Reparierens.
Die Grundregel
Betriebskosten dürfen nur umgelegt werden, wenn es vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Eine Vereinbarung, die auf die Betriebskostenverordnung verweist, genügt dafür; ohne jede Vereinbarung sind sie mit der Miete abgegolten.
Was Betriebskosten sind, sagt § 1 BetrKV: laufende Kosten, die durch das Eigentum oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Der Katalog in § 2 BetrKV zählt sie in siebzehn Nummern auf.
Die beiden Ausnahmen, an denen es scheitert
§ 1 Abs. 2 BetrKV nimmt zwei Gruppen ausdrücklich aus.
Verwaltungskosten: die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten der Geschäftsführung. Das Verwalterhonorar gehört also nicht in die Abrechnung — auch nicht anteilig und auch nicht unter anderem Namen.
Instandhaltung und Instandsetzung: alles, was aufgewendet wird, um Mängel durch Abnutzung, Alterung und Witterung zu beseitigen. Die Wartung einer Anlage ist umlagefähig, ihre Reparatur nicht. An dieser Grenze wird am häufigsten falsch gebucht — besonders bei Rechnungen, die beides in einer Position zusammenfassen.
Die siebzehnte Nummer
§ 2 Nr. 17 BetrKV nennt „sonstige Betriebskosten“ — und das ist kein Freibrief. Solche Kosten sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag einzeln benannt sind. Eine Klausel, die pauschal „sonstige Betriebskosten“ umlegt, läuft ins Leere.
Typische Fälle: Dachrinnenreinigung, Wartung von Rauchwarnmeldern, Prüfung von Elektroanlagen. Alle umlagefähig — aber nur, wenn sie dort stehen.
Das Wirtschaftlichkeitsgebot
§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB verlangt, den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Das ist keine Floskel: Wer eine erkennbar überteuerte Leistung einkauft, kann sie nicht in voller Höhe umlegen.
In der Praxis wird das selten zum Streitpunkt — aber wenn, dann bei Verträgen, die seit Jahren unverändert laufen und nie verglichen wurden.
So löst Domanta das
Eine Kostenart, die nicht umlagefähig ist
Die Abrechnung bietet die Kostenarten des § 2 BetrKV mit ihrer Fundstelle an — getrennt von denen, die nicht umgelegt werden dürfen.
Instandhaltung, Verwaltung, Leerstand
Reparaturen, Instandhaltung, Verwaltungskosten, Rücklage und Leerstand lassen sich zur eigenen Übersicht erfassen. Sie stehen in der Liste als „nicht umlagefähig“ und erscheinen in keiner Abrechnung für eine Wohnung. Nur ein Gewerbemietvertrag kann Verwaltung und Instandhaltung tragen — dann, wenn es an diesem Vertrag ausdrücklich eingetragen ist.
Quellen
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 11. Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Er nennt Paragrafen, weil sie zum Thema gehören — ob sie auf Ihren Fall passen, entscheidet Ihr Fall.